راهنمای باز کردن فایل های csv در اکسل

 

در مقاله امروز اینترنت کمک قصد داریم شما را با نحوه باز کردن فایل های CSV در اکسل آشنا نماییم. ابتدا باید بدانیم CSV مخفف عبارت Comma Separated Values است که به معنی مقادیر جدا شده با ویرگول می باشد. این فایل حاوی یک لیست از اطلاعات است که اغلب برای تبادل اطلاعات بین برنامه های گوناگون استفاده می شود  به این صورت که بتوان اطلاعات را از یک نرم‌ افزار وارد یک فایل CSV کرده و سپس آن فایل CSV را در یک نرم‌ افزار دیگر مورد استفاده قرارداد.، این فایل‌ ها معمولا از ویرگول برای جداسازی یا محدودسازی داده‌ها استفاده می‌کنند ولی در برخی اوقات از سایر کاراکترها مانند نقطه ویرگول نیز استفاده می کنند. به دلیل اینکه خیلی از فایل های CSV به علت اینکه می توانند در اکسل به شکلی کاملا خوانا و در قالب یک جدول نمایش داده شوند در اکسل کاربرد زیادی دارند ، در این مقاله قصد داریم با آموزش باز کردن فایل های CSV در اکسل در خدمت شما باشیم. به علت کاربردی بودن نرم افزار اکسل در مقاله های قبلی اینترنت کمک مانند ساخت جدول در اکسل چگونه است ؟ و راست چین کردن در اکسل و راست به چپ کردن نمودار در اکسل  سعی کردیم هر چه بیشتر با این نرم افزار آشنایی پیدا کنید.

آشنایی با فایل های csv

همانطور که گفتیم CSV مخفف عبارت Comma Separated Values و به معنای مقادیر جدا شده با ویرگول می باشد البته توجه داشته باشید در برخی منابع از این فایل ها با نام Character Separated Values یا مقادیر جدا شده با کاراکتر خاص و همچنین Comma Delimited یا محدود شده با ویرگول نیز یاد می‌شود. این فایل حاوی یک لیست از اطلاعات می باشد که اغلب برای تبادل داده بین برنامه های مختلف استفاده می شود. ساختار این فایل بسیار ساده‌ و شامل داده‌ هایی می باشد که با ویرگول از هم جدا شده‌اند. برای این که بیشتر با ساختار آن آشنا شوید با یک مثال ساختار آن را تشریح می نماییم ، فرض کنید در یک نرم‌افزار مدیریت مخاطبین، تعدادی مخاطب دارید که از طریق یک فایل CSV اطلاعات آنها را از برنامه استخراج کرده‌اید. در این حالت، محتوایی مانند زیر دریافت خواهید کرد:

Name,Email,Phone Number

Alison Tylor ,Alison@example.com,123-456-7890

Mona Ahmadkhani ,mona@example.com,098-765-4321

همانطور که مشاهده می فرمایید در هر سطر اطلاعات هر بخش از طریق یک ویرگول از هم جدا شده اند در هر ستون هم با مراجعه به سطر بعد اطلاعات از هم متمایز می شوند. برای ساخت یک فایل CSV می توانید از برنامه های ویرایش متن مانند notepad استفاده نمایید.

 

 

برنامه دلخواهتان را باز کرده و اطلاعاتتان را در آن تایپ کنید. همانطور که پیش تر هم گفتیم هر یک از مقادیر مورد نظرتان را با استفاده از ویرگول از هم جدا کنید. برای رفتن به سطر بعد هم کافی است Enter کنید. پس از وارد نمودن تمامی اطلاعات مورد نظر با رعایت موارد گفته شده ، تنها کار باقیمانده ذخیره آن با پسوند csv می باشد. حال می توانید فایل مورد نظر خود را با نرم افزار های گوناگون از جمله اکسل که در این مقاله به چگونگی آن خواهیم پرداخت باز نمایید.

در صورتی که در خصوص فارسی کردن اعداد در ورد و اعداد فارسی در اکسل سوالی دارید ، مطالعه مقاله فارسی کردن اعداد در ورد و اعداد فارسی در اکسل را به شما پیشنهاد می نماییم.

چگونگی باز کردن فایل های CSV از طریق اکسل

برای باز کردن فایل های CSV همانطور که گفتیم می توانید از نرم افزار اکسل استفاده نمایید. توصیه ما هم استفاده از این برنامه برای باز کردن فایل های CSV می باشد ، به این منظور کافیست بر روی فایل CSV دابل کلیک کنید. مشاهده خواهید نمود این فایل به صورت پیش فرض توسط اکسل باز خواهد شد. در صورتی که این فایل با اکسل باز نشد ، برای تبدیل فایل CSV به Excel لازم است بر روی فایل مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه Open With را انتخاب و Excel را برگزینید تا زین پس هر بار که این فایل را باز می کنید با اکسل باز شود. روش دیگر باز کردن فایل های CSV در اکسل استفاده از خود نرم افزار اکسل می باشد ، به این صورت که می توانید با وارد شدن به این برنامه ، از نوار بالای صفحه بر روی تب File کلیک نموده و از ستون سمت چپ گزینه Open را انتخاب نمایید و از سمت راست بر روی آیکون کامپیوتر دبل کلیک نمایید. تنها کار باقیمانده این است که به آدرسی که فایل مذکور در آن ذخیره شده مراجعه نموده و آن را باز نمایید. با انجام این کار تمامی داده های موجود در فایل CSV در ستون ها و سطر های یک جدول نمایش داده می شوند.لازم به ذکر است که اگر حجم فایل شما زیاد باشد ممکن است  برای باز کردن آن با مشکل مواجه شوید و یا زمان بیشتری برای باز شدن فایل صرف نمایید.

لازم به ذکر است ممکن است فایل CSV باز شده در اکسل ، تمامی اطلاعات را در یک فیلد نمایش داده و امکان مشاهده آن اطلاعات به صورت جداگانه در سطر و ستون های جدول مشاهده نشود . البته جای نگرانی نیست و این مشکل با این روشی که در ادمه به آن خواهیم پرداخت قابل حل می باشد ، برای رفع این مشکل لازم است فیلدی که اطلاعات در آن قرار گرفته انتخاب و سپس از بالای صفحه از تب Data بر روی گزینه Text to Columns کلیک کنید. با انجام این کار پنجره جدیدی برای شما نمایش داده می شود. گزینه Delimited را فعال و Next کنید ، در صفحه بعد گزینه Comma را تیک زده و بر روی Next کلیک کنید. با انتخاب گزینه Finish هر یک از مقادیر در فیلد جداگانه ای قرار می گیرد و مشکل برطرف می شود.

 

 

 

 

در صورتی که سوالی در خصوص چگونگی پرینت گرفتن در اکسل دارید ، مطالعه مقاله آموزش کامل پرینت گرفتن در اکسل را به شما پیشنهاد می نماییم.

حل مشکل باز کردن فایل های حجیم CSV از طریق اکسل

همانطور که در قسمت قبلی توضیح دادیم ممکن است در فایل های حجیم CSV و باز کردن این فایل ها توسط اکسل با مشکل مواجه شوید. این مشکل به علت محدودیت تعداد ردیف‌ها در یک ورک‌ شیت اکسل که حدود یک میلیون می باشد و تعداد ستون‌ها که آن هم حداکثر یک  میلیون می باشد به وجود می آید و در صورتی که اطلاعات شما بیش از این مقدار باشد، راه حل آن این است که فایل را به دو یا چند بخش تقسیم نمایید.

نرم‌افزارهایی برای این کار وجود دارد که فرآیند تقسیم کردن یک جدول عظیم به بخش‌های کوچک‌ تر را انجام می‌دهند. CSV Chunker و CSV Splitter  دو نرم افزاری هستند که با استفاده از آنها می توانید به مقصود خود در زمینه بخش بندی اطلاعات دست یابید :

- CSV Chunker : این نرم‌افزار قابلیت کار روی فایل‌های بزرگ و تقسیم به چند بخش را در کوتاه ترین زمان ممکن دارد. مزیت استفاده از این نرم افزار روش کار بسیار ساده آن است. پس از دانلود و نصب این برنامه  آن را اجرا نمایید ، سپس بر روی Select File کلیک کرده و فایل خود را انتخاب نمایید . تعداد ردیف‌ها در هر فایل را در فیلد Lines Per File تایپ و در نهایت بر روی Split کلیک کنید. همچنین در صورتی که تیک گزینه‌ First Line is Header را بزنید، اولین ردیف، ردیف عنوان محسوب خواهد شد.

 

 

 

 

- CSV Splitter : این نرم افزار نیز پیشنهاد دوم ما برای بخش بندی فایل‌های CSV می باشد. این نرم‌افزار طراحی بهتری نسبت به نمونه بالا دارد و روش کار بسیار ساده ای دارد، پس از دانلود و نصب برنامه آن را اجرا و آدرس فایل را در فیلد Filename وارد نمایید و فایل مورد نظر را انتخاب نمایید. سپس تعداد مورد نظر ردیف‌ها را انتخاب و در نهایت بر روی Execute کلیک نمایید، توجه فرمایید در این نرم‌افزار نیز می‌توانید تیک گزینه‌ی First row contains column header را زده تا اولین ردیف ، ردیف عنوان محسوب شود. همچنین با فعال کردن تیک گزینه‌ Include header in each new package ، ردیف عنوان در تمام فایل‌های کوچک‌ تر، به عنوان اولین ردیف جدول اضافه خواهد شد.

---

نظرات کاربران